Рекомендации по оформлению заказов

Эта статья будет полезна тем, кто только начинает работать с нашим сервисом и содержит рекомендации и советы по его использованию, которые позволят организовать работу в кратчайшие сроки.

После того, как вы получили логины и пароли для доступа к сервису, а также настроили устройство с которого вы будете пользоваться программой, вам необходимо войти в систему под учетной записью администратора и перейдите на вкладку "Оформление заказов".

Выбор пункта меню Оформление заказов

Для того чтобы проверить, что все настроено правильно, мы советуем оформить несколько реальных заказов, например заказы за вчерашний день.

Правила оформления заказов

Оформление заказов администратором мы рекомендуем организовать по следующему принципу:

  1. Открытие заказа. Мы настоятельно рекомендуем держать устройство для оформления заказов администратору всегда под рукой и открывать новый заказ, в тот момент, когда автомобиль заезжает на территорию предприятия.

    Даже если клиент уедет, не воспользовавшись вашими услугами, вы сможете просто завершить пустой заказ.

    Для создания нового заказа необходимо нажать большую зелёную кнопку внизу экрана, после чего откроется форма оформления заказа.

    Открытие нового заказа
  2. Заполнение поля "Номер автомобиля". В то время пока автомобиль занимает место, где ему будут оказаны услуги, постарайтесь заполнить поле "Номер автомобиля". Это позволит подтянуть данные об автомобиле и клиенте, в случае если клиент приехал к вам повторно, и сэкономить время на дальнейшем оформлении заказа, а также посмотреть историю заказов, наличию скидок и другую информацию, которая позволит предложить услуги клиенту оптимальным образом. Например обратиться к нему по имени, спросить остался ли он доволен прошлым посещением и, в зависимости от истории заказов, предложить определенный набор услуг.

    Заполнение поля Номер автомобиля
  3. Выбор контрагента. Если клиент относится к организации с которой заключён договор о безналичном расчёте или действую особые условия, (если это не произошло автоматически) необходим указать это на этом этапе.

    Выбор контрагента
  4. Выбор услуг. После того как список услуг был согласован с клиентом, администратору необходимо выбрать категорию транспортного средства (если это не произошло автоматически) и набор услуг.

    Если на вашем предприятии цены на услуги различаются в зависимости от категории автомобиля, проверьте что количество категорий автомобилей соответствует вашему прайс-листу, а названия позволяют однозначно понять соответствие категорий.

    Выбор услуг
  5. Выбор скидки. В некоторых случаях программа может устанавливать размер скидки автоматически, согласно введенным ранее правилам. Если этого по каким либо причинам не произошло, а клиенту полагается скидка, необходимо выбрать размер скидки.

  6. Согласование стоимости работ. После того как была определена категория автомобиля, а также выбраны услуги и размер скидки, программа автоматически рассчитает сумму заказа, которую администратор согласовывает с клиентом, после чего предварительная работа с клиентом завершается.

    Проверьте что сумма заказа соответствует вашему прайс-листу.

    Выбор скидки и согласование стоимости работ
  7. Выбор исполнителей. Далее администратор выбирает исполнителей и сохраняет заказ.

    Выбор исполнителей
  8. Заполнение остальных полей. Заполнение дополнительных полей, таких как марка автомобиля, может быть осуществлена администратором в любой момент до закрытия заказа и может быть отложена на потом, если в текущий момент на это нет времени.

  9. Получение оплаты. При получении оплаты администратору необходимо открыть необходимый заказ и перевести его в статус "Оплачено" и сохранить.

  10. Завершение работ и закрытие заказа. После того, как работы были завершены и клиент их принял, администратору необходимо завершить заказа.

В конце дня все выполненные заказы должны быть в статусе "Закрыт", а суммы денежных средств (наличные, карта и счёт) на вкладке "Касса" должны соответствовать реальной выручке.