При приёмке или передаче транспортного средства физическому лицу или организации часто требуется зафиксировать его текущее состояние. Чаще всего такие случаи возникают при приёмке или передаче автомобиля в аренду, сдача или принятие транспортного средства в ремонт или на ответственное хранение. В таких ситуациях полезно зафиксировать присутствие на транспортном средстве возможных дефектов, наличие в автомобиле ценных предметов или запчастей, показатели (например пробег), а иногда и другую информацию в виде комментария. Всю эту информацию важно привязать к конкретному транспортному средству, используя какой-либо идентификатор (VIN или гос. номер), а также к дате и времени события. Это существенно поможет избежать различных недоразумений в будущем.
Для этих целей обычно оформляется акт приёма-передачи автомобиля, в котором подробно фиксируется вся информация. Но оформлять каждый раз такой документ не всегда удобно, так как дело это трудоёмкое и время затратное. К тому же описание повреждений в таких документах носит субъективный характер т.к. одна царапина может показаться кому-то глубокой, а кому-то незначительной.
Поэтому часто вместе с актом или даже вместо акта люди делают фотографии повреждений на мобильный телефон. Этот способ более удобен, но имеет свои недостатки. Фото можно потерять, их сложно структурировать, в дальнейшем возможны сложности с доказательством, когда и где были сделаны фотографии, а также что на них изображён именно тот автомобиль о котором идёт речь.
В таких ситуациях может помочь оформление электронного документа с приложением к нему фотографий сделанных на мобильный телефон. Такой способ намного удобней и быстрее составления бумажной версии, не требует описания повреждений. Оформленный документ проще хранить и невозможно потерять, но самое главное он содержит не субъективное описание возможных повреждений, а их фотографии.
Оформить электронный акт приёма-передачи транспортного средства можно с помощью сервиса control365.ru В базовой версии решение абсолютно бесплатно. Позволяет легко прикладывать фотографии к точкам на схеме транспортного средства, указывать информацию идентифицирующую автомобиль, составлять список прилагаемых запчастей и добавлять произвольный комментарий. Полученный документ всегда доступен по ссылке, которую легко приложить к другому электронному документу или сохранить информационной системе. При необходимости документ можно распечатать, а с бумажной версии легко вернуться на электронную по QR-коду.
Рекомендации
При оформлении документа желательно внести все имеющиеся дефекты транспортного средства, полный список прилагаемых запчастей и вещей находящихся в автомобиле и имеющих существенную ценность. Описать все неисправности, даже те, исправление которых не планируется.
Какие данные должен содержать акт приёма-передачи
Данный документ не имеет официально утвержденной или законодательно закрепленной формы. Его содержания может меняться в зависимости от случая или организации, где он применяется. В качестве обязательных данных можно выделить:
- Уникальный номер документа;
- Дату и время составления;
- Идентификатор транспортного средства (гос. номер или VIN).
В большинстве случае документ содержит:
- Марку и модель транспортного средства;
- Год выпуска;
- Пробег;
- Перечень найденных дефектов;
- Список запчастей и ценных вещей;
- Комментарий.
