Рекомендации по оформлению заказов

Эта статья будет полезна тем, кто только начинает работать с нашей программой и содержит рекомендации, которые позволят организовать работу в кратчайшие сроки.

После того как вы подключились и настроили устройство на котором будете работать с программой, перейти на страницу app.control365.ru и войдите в систему и перейдите на вкладку "Оформление заказов".

Для того чтобы проверить, что все настроено правильно, мы советуем оформить несколько реальных заказов, например все заказы за вчерашний день.

Правила оформления заказов

Оформление заказов администратором мы рекомендуем организовать по следующему принципу:

1. Открытие заказа. Мы настоятельно рекомендуем держать устройство для оформления заказов администратору всегда под рукой и открывать новый заказ, в тот момент, когда автомобиль заезжает на место обслуживания (в бокс или на подъёмник).

   Даже если клиент не воспользуется услугами, вы сможете просто завершить пустой заказ.

   Для создания нового заказа нажмите большую зелёную кнопку внизу экрана, после чего откроется форма для его оформления.

   

2. Заполнение поля "Номер автомобиля". Постарайтесь ввести номер автомобиля до контакта с клиентом. Это позволит получить данные об нём и автомобиле, в случае если клиент приехал к вам повторно, и сэкономить время на дальнейшем оформлении заказа, а также посмотреть историю заказов, наличию скидок или бонусов и другую информацию, которая позволит предложить услуги клиенту оптимальным образом. Например, обратиться к нему по имени, спросить остался ли он доволен прошлым посещением и, в зависимости от истории заказов, предложить определенный набор услуг.

   

3. Выбор контрагента. Если клиент относится к организации с которой заключён договор о безналичном расчёте или действую особые условия, (если это не произошло автоматически) необходим указать это на этом этапе.

   

4. Выбор услуг. После того как список услуг был согласован с клиентом, администратору необходимо выбрать категорию транспортного средства (если это не произошло автоматически) и набор услуг.

   Если на вашем предприятии цены на услуги различаются в зависимости от категории автомобиля, проверьте что количество категорий автомобилей соответствует вашему прайс-листу, а названия позволяют однозначно понять соответствие категорий.

   

5. Выбор скидки. В некоторых случаях программа может устанавливать размер скидки автоматически, согласно введенным ранее правилам. Если этого по каким либо причинам не произошло, а клиенту полагается скидка, необходимо выбрать размер скидки.

6. Согласование стоимости работ. После того как была определена категория автомобиля, а также выбраны услуги и размер скидки, программа автоматически рассчитает сумму заказа, которую администратор согласовывает с клиентом, после чего предварительная работа с клиентом завершается.

   Проверьте что сумма заказа соответствует вашему прайс-листу.

   

7. Выбор исполнителей. Далее администратор выбирает исполнителей и сохраняет заказ.

   

8. Заполнение остальных полей. Заполнение дополнительных полей, таких как марка автомобиля, может быть осуществлена администратором в любой момент до закрытия заказа и может быть отложена на потом, если в текущий момент на это нет времени.

9. Получение оплаты. При получении оплаты администратору необходимо открыть необходимый заказ и перевести его в статус "Оплачено" и сохранить.

10. Завершение работ и закрытие заказа. После того как работы были завершены и клиент их принял, администратору необходимо завершить заказа.

В конце дня все выполненные заказы должны быть в статусе "Закрыт", а суммы денежных средств (наличные, карта и счёт) на вкладке "Касса" должны соответствовать реальной выручке.