Нас иногда спрашивают, как правильно вести учёт расходных материалов с помощью Control365. В этой статье мы опишем подход который считаем оптимальным с оглядкой на то как это делают большинство наших клиентов.
Сразу хотим оговориться, что мы разрабатываем простое и удобное решение, которое имеет низкий порог входа (не требует обучения и долгой адаптации, а разобраться в нем способен любой, кто освоил пользование современным смартфоном).
Допустим у вас обычная автомойка (это можно понять если доход от услуг комплексная мойка и стандартная мойка составляет более 60%, в летний период значимый процент у приносит ещё мойки ковров, а на каждую из других услуг приходится менее 5%) или обычный легковой шиномонтаж (80% приносят услуги снятия и установки, демонтажа и монтажа, а также балансировки колёс, ремонт и другие работы менее 20% от дохода).
В это случае с автомойкой, вам можно заполнить нормативы расхода химии для разных услуг и категорий авто, чтобы приблизительно контролировать разницу между предполагаемым расходом по нормативам и фактическим. По нашему убеждению этого вполне достаточно т.к. средний расход химии в готовом виде на мойку одного автомобиля около 100 гр, что составляет около 20₽, а это не так уж и много относительно суммы заказа. Перерасход химии не будет значимо влиять на прибыль предприятия, просто контролируйте чтобы концентрат не разливали и не продавали "налево".
С обычным легковым шиномонтажем аналогичная ситуация, расходники для ремонта стоят относительно дёшево и контролировать грузики, вентили или пластыря нет особого смысла. Достаточно например формировать отчёт за один или несколько месяцев и смотреть сколько расходников было потрачено по факту и сколько было заказов в которых есть услуга связанная с расходником, чтобы проконтролировать что разница не в разы и расходники не воруются или теряются в больших количествах.
Если же у вас грузовой шиномонтаж, вы занимаетесь серьёзным ремонтом шин, у вас детейлинг или другое направление, где расходы на материалы составляют существенную часть затрат, то мы предлагаем использовать другой подход.
Согласно исследованиям клиенту легче оплатить заказ в котором расходные материалы выделены отдельно от услуг. В качестве иллюстрации возьмем простой пример не связанный с автоуслугами, допустим вам поступило два предложения смонтировать натяжной потолок. В первом предложении указана только цена услуги 20 000 ₽ за комнату 20 м2, а во втором полотно 20 м2 - 15 000 ₽ и монтаж полотна 5 000 ₽, итого 20 000 ₽.
При прочих равных на второе предложение согласиться проще, заказчик думает, что покупает дорогое полотно за 15 000 ₽, а за монтаж платит всего 5 000 ₽. Тоже самое происходит и при продаже автоуслуг.
Чтобы реализовать такой подход вам необходимо добавить на склад расходные материалы, правильно указать цену закупки и продажи. Это понадобиться если вы захотите платить процент сотрудникам с продажи товаров со склада, который можно рассчитывать как с цены продажи, так и с разницы между ценой продажи и ценой закупки.
Также необходимо добавить услуги в прайс-лист связанные с использованием расходных материалов, например их установкой.
Мы сознательно не делаем механизм, который бы позволял связывать услуги с материалами склада, для того чтобы материал списывался автоматически по ряду причин:
- интерфейс получится сложным и многие не захотят им пользоваться;
- нет единого понимания что делать с услугой если наименование на складе, которое к ней привязано закончилось;
- часто бывают случаи когда при отсутствии одного наименования на складе его легко подменить другим.
Также мы не видим большой проблемы перейти в раздел склада и выбрать нужный расходник вручную.
